combinación de correspondencia es una característica de procesamiento de texto que le permite crear documentos personalizados a partir de una plantilla utilizando una base de datos lista de correo existente. Esta característica es útil cuando se desea enviar un correo masivo, como una carta de presentación, para muchos clientes. Cada letra se puede personalizar para hacer frente a cada cliente por su nombre.
Crear un documento de inicio
Crear el documento principal que va a utilizar como una plantilla para su correo personalizada mediante la apertura de un nuevo documento en Word 2007. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son los mismos para cada versión del documento combinado, por ejemplo, la dirección de retorno o el saludo en una carta modelo. En la ficha correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia. En el menú de selección de carta desplegable, catálogo o directorio, un conjunto de sobres, etiquetas postales o mensajes de correo electrónico en función del tipo de combinación de correspondencia que desea crear.
Tipos de Combinación de Correspondencia
Un catálogo o directorio crea una lista de información, como el nombre y el contacto o la descripción del artículo, pero el nombre y la descripción de cada entrada es única. Haga clic en "Directorio" en el menú desplegable "Iniciar Combinar correspondencia" para crear este tipo de documentos.
Un conjunto de sobres puede ser creado en la dirección de retorno es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino se corresponde con una lista de direcciones de correo de su fuente de datos. Su resultado final será sobres con direcciones únicas del destino en cada uno. Seleccione "Sobres" para utilizar esta función.
Crear un conjunto de etiquetas de correo mostrando un nombre único y una dirección que corresponde a su base de datos. Una vez que seleccione "Etiquetas" en el menú desplegable "Iniciar Combinar correspondencia", usted tendrá la opción de comenzar un asistente paso a paso. El asistente es una forma sencilla de encontrar la plantilla de etiquetas postales que corresponde a las etiquetas que ha seleccionado para su uso.
Es posible personalizar los mensajes de correo electrónico en el que el contenido básico es el mismo en todos los mensajes, pero cada mensaje se envía a la información del destinatario que contiene individual que sólo es específico para ese receptor, como el nombre del destinatario o de otro tipo de información designado.
Seleccione una fuente de datos
Una fuente de datos es un archivo que contiene la información que se ha fusionado en un documento, como una base de datos Excel o libreta de direcciones. Conectar el documento a una fuente de datos mediante la opción "Elegir una lista existente." La información del destinatario en cada letra proviene de una fuente de datos.
Complete la combinación
Decidir qué base de datos que va a utilizar para la combinación de correspondencia. Word 2007 genera una copia del documento principal para cada elemento, o registro, en el archivo de datos. Si el archivo de datos es una lista de correo, estos artículos son los destinatarios del correo. Usted puede optar por sólo crean documentos por sólo ciertas entradas / direcciones en el archivo de datos.
A continuación, añadir marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, al documento. Al realizar la combinación de correspondencia, los campos de combinación de correspondencia están llenos de información de su archivo de datos.
Vista previa, a continuación, complete la combinación. Se creará un conjunto de documentos que corresponden al número de entradas en su dirección o archivo de datos y listo para la impresión o envío por correo electrónico.