Garantizar el cumplimiento óptimo con la retención de correo electrónico mediante el desarrollo de una política que es fácil de usar. Definir los términos clave y dar suficientes ejemplos para que los empleados serán capaces de distinguir la diferencia entre los mensajes que deben ser retenidos debido a que proporcionan información de los sistemas críticos y aquellos que pueden ser eliminados de forma rápida, ya que no ofrecen nada más que la fecha y lugar de la próxima reunión de personal . Por encima de todo, involucrar a los empleados explicando cómo la política de la empresa es compatible con los objetivos de la empresa.
Instrucciones
1 Explicar los efectos de la política. Por ejemplo, puede disminuir los costos de operación, mejorar la productividad, reducir la posibilidad de que se perderán los mensajes importantes, o ayudar a la empresa a cumplir con las regulaciones.
2 Identificar el alcance de la política. Véase, por ejemplo, la directiva de retención de correo electrónico de la Universidad del Estado de California se aplica a "todos los usuarios y titulares de cuentas" de la escuela y los sistemas de correo electrónico o de mensajería instantánea los apoyos escolares. Véase también la directiva de retención de correo electrónico del Instituto Sans que enumera cuatro categorías de correspondencia la póliza cubre - administrativas, fiscales, generales y efímeros.
3 Discutir la política de explicar las diferencias entre los mensajes "transitorios" y "valor duradero". Dar ejemplos de cada uno. empleados directos para eliminar los mensajes "transitorios" que les informen de las próximas reuniones de personal. Pero decirle a los empleados para conservar los mensajes de "valor duradero", que informan de un cambio en la política de uso de Internet de la empresa.
4 Consulte a un estatuto o corporación por la ley que obliga a los mensajes de "valor duradero" ser retenidas. Si lo hace, ayuda a los empleados a entender el propósito de la política. Por ejemplo, la Universidad del Estado de California ha explicado que los empleados deben conservar los mensajes de "valor duradero" para cumplir con las órdenes ejecutivas de la escuela sobre la retención de registros.
5 Delegar la responsabilidad de determinar si los mensajes se "valor permanente" a los jefes de departamento, en los casos en que la designación no es clara. Por ejemplo, el presidente del departamento de contabilidad de una empresa se debe dar la autoridad para instruir a su equipo para eliminar los mensajes desde el departamento de compras que son más de seis meses de edad.
6 Decidir si va a tener un "período de retención predeterminado" para los mensajes restantes en las bandejas de entrada de los empleados durante largos períodos de tiempo. Si es así, especificar cuándo se eliminarán de forma automática los mensajes. Por ejemplo, se podría decir que los correos electrónicos dejados en las bandejas de entrada de los empleados durante más de 90 días y no les da la designación de "valor duradero" se eliminará automáticamente por el sistema.
7 Identificar qué departamento es responsable de establecer y hacer cumplir la política de retención de correo electrónico. La mayoría de las empresas que lo delegan a la unidad de tecnología de la información.
8 Definir los términos utilizados en la política para evitar confusiones. Por ejemplo, definir los términos "correo electrónico aprobado" o "usuarios autorizados" como la política de Sans Institute hace.