La gestión electrónica de documentos sistemas (EDM) están reemplazando a los antiguos gabinetes de archivos que se rellenan con las carpetas y los documentos de manila. Hoy en día, los trabajadores de las legales, médicos, el gobierno y las oficinas corporativas son el almacenamiento y recuperación de registros a través de sistemas computarizados. Esta conversión se traduce en métodos amigables con el ambiente de almacenamiento, menores costos, y un acceso más fácil y más rápido para varios usuarios de un mismo documento.
Ir verde
Los documentos electrónicos son el ahorro de árboles en todo el mundo. La Asociación de Registros gestores y administradores informa que cada trabajador estadounidense consume anualmente 10.000 hojas de papel de copia, que es el equivalente a 1,25 árboles por persona. papel desechado se descompone en gas metano perjudicial, mientras que la industria del papel cosecha el 42 por ciento de la madera industrial todos los años, dice ARMA. Las copias en papel de los registros de negocios también impulsar el consumo de combustible, porque las empresas tienen que enviar sus documentos a fuera del hotel las instalaciones de almacenamiento y luego recuperarlos. Mediante la conversión a un proceso de EDM, las empresas pueden proteger a la Tierra & # 039; s bosques y reducir el consumo de gasolina. Más empleados pueden trabajar desde sus casas cuando se puede acceder a los registros computarizados de los sitios web o servidores seguros. Esta mayor tasa de teletrabajadores significa menos emisiones del tráfico y del vehículo.
Ahorros
Los registros computarizados se traducen en un ahorro de costes para una organización. Policía en Elk River, Minnesota, convierte a un sistema de EDM, que salvó el departamento de $ 17.000 en el papel de fotocopia. Jefe Jeffrey Beahen dice su tripulación pasó por 2,2 toneladas cada año, de acuerdo con el artículo en línea "Asociación de Registros gestores y administradores:? Puede RIM salvará el mundo" Además, el 5 por ciento de todos los registros en papel terminan siendo fuera de lugar, y un documento perdido cuesta a una compañía alrededor de $ 250. Y para ilustrar aún más los costes de los documentos en papel frente a los registros electrónicos, BuyerZone.com estima que el empleado promedio gasta entre 86 y 216 horas por año la presentación de copias impresas de los registros. Eso cuesta una sociedad entre $ 1.700 y $ 4.300 cada año en base a un empleado que gana una tasa horaria de $ 20.
Acceso
La recuperación de registros electrónicos es más fácil que trabajar con copias en papel. En una oficina típica, un documento de papel se fotocopiada 19 veces debido a varios empleados tienen que trabajar con esa misma información, dice ARMA. Pero más de un empleado puede mirar a un documento electrónico al mismo tiempo. Un empleador puede controlar fácilmente quién puede ver y revisar los registros computarizados, además de funciones de seguridad permitirá a un administrador para ver quién ha accedido a ciertos archivos. Las características de seguridad tales como contraseñas también ayudan a las empresas protegen contra un empleado o un competidor para obtener la entrada contrariedad en archivos críticos. Otra ventaja de EDM es la rápida recuperación de los archivos durante un desastre como un robo incendio, inundación u oficina. Las copias de seguridad a menudo se almacenan fuera del sitio como medida de precaución contra una emergencia.